办公室文员/助理

岗位介绍： 对员工从入职到离职全周期的信息进行系统性收集、整理、存储、更新与安全管控，确保人事信息的准确性、完整性与合规性，为人力资源决策和日常管理提供支持。 其主要工作内容可分为以下几个模块： 1、 档案的收集与建立 - 负责收集新员工入职所需的各类材料，包括但不限于：简历、身份证照片等 - 对收集的材料进行真实性、完整性初步核验，确保无遗漏、无虚假信息。 - 为每位员工建立唯一的档案编号，并创建实体档案袋或电子档案文件夹，完成基础信息录入。 2、 档案的整理与分类 - 对员工档案进行分类、排序和装订。 - 对档案材料进行规范化整理，确保材料顺序清晰、标识明确，便于快速查阅。 - 区分在职员工档案、离职员工档案和后备人才档案等，进行分区管理。 3、 档案的日常维护与更新 - 跟踪员工在职期间的信息变动，及时收集并归档相关材料，例如： - 晋升、调岗、薪资调整的审批文件。 - 培训记录、绩效考核表、奖惩通知。 4、 档案的查询与借阅管理 - 严格执行档案查询和借阅制度，明确可查询人员范围（如HR部门、相关管理者）及审批流程。 - 对借阅记录进行详细登记。 - 监督借阅档案的使用，禁止私自复印、涂改或泄露档案内容，保障员工信息隐私。 5、 档案的安全存储与保密 - 负责实体档案的物理安全，确保存储环境，防火、防虫。 - 对于电子档案，需设置访问权限、密码保护，并定期进行数据备份，防止信息丢失或被非法访问。 - 严格遵守《个人信息保护法》等相关法律法规，对员工敏感信息（如身份证号、薪酬、健康状况）进行保密管理，严禁泄露。